Das digitale, papierlose Büro. Wir arbeiten daran, bis wir  100% papierlos sind.

Jeder der eine Email von unserer Kanzlei bekommt, sieht diesen Satz am Ende jeder Email:

"Think before you print!

Bitte drucken Sie diese Email nur aus, soweit es unbedingt nötig ist."

 Anfangs aus rein ökologischen Gründen propagieren wir diese Empfehlung nunmehr auch aus Effizienzgründen. Durch unsere moderne Dokumentenablage wird uns ermöglicht, sämtlichen Schriftverkehr zu digitalisieren und adäquat abzulegen.

 

Was bedeutet das für Sie? Unterlagen werden jederzeit in Rekordgeschwindigkeit wiedergefunden. Informationen bleiben mindestens 10 Jahre lang in unserem System verfügbar. Kein langes Suchen mehr nach verloren gegangenen oder verlegten Unterlagen.

 

Wir gehen sogar soweit, dass wir Steuererklärungen und andere von ihnen zu quittierende Unterlagen nicht mehr ausdrucken und von Ihnen unterschreiben lassen. Bei uns in der Kanzlei unterschreiben Sie elektronisch, direkt im Dokument. Wie das geht? Wir zeigen es Ihnen!

 

Bis jedoch alle Prozesse in der Geschäftswelt zu wirklich 100% papierlos sind, wird es noch einige Jahre dauern. Voraussetzungen müssen hierzu vor allem vom Gesetzgeber geschaffen und umgesetzt werden.
Denn: Was passiert, wenn bei einem Vorgang die Schriftform vorgeschrieben ist? Schriftform heißt, dass der Vorgang auf einem Blatt Papier ausgedrucktund mit den Unterschriften der Beteiligten versehen werden muss. Hier gibt es noch keine Lösung. Bis dahin heißt es leider: Bei Schriftformerfordernis kommt weiterhin Papier zum EInsatz.

 

Aber nehmen wir uns doch einen Moment Zeit und denken einmal darüber nach wie Ihr Alltag im Büro aussieht.

Sie erhalten und versenden Rechnungen. Meist werden diese ausgedruckt und per Post versendet. Genauso sieht es bei Ihnen aus. Die meisten Rechnungen kommen noch immer per Post. Die Prozesse, die hinter Papierrechnungen stecken sind weitestgehen ineffizient. Heute werden schon 99,9% der Rechnungen elektronisch erstellt. Das heißt also, in irgendeiner Weise mit einem Computerprogramm entworfen und finalisiert. Danach wird die Papierrechnung ausgedruckt, damit die Rechnung beim Empfänger wieder eingescannt werden kann. Der klassische steuerberater bekommt ggf. die Papierrechnungen oder auch schon die von Ihnen gescannten Rechnungen und erfasst sie noch einmal händisch im Buchhaltungssystem. Wenn Sie richtig mitgezählt haben, haben wir bei einer einfachen Rechnung im schlimmsten Fall drei Medienbrüche. Dies gilt es im digitalen Zeitalter zu vermeiden. Und es ist schon jetzt möglich!

 

Wir beraten Sie gerne in der Organisations- und Prozessoptimierung sowie bei Abläufen rund um Ihr Unternehmen. So stellen Sie sicher, dass Sie für die Zukunft gerüstet sind sowie ein Höchstmaß an Effizienz unter anderem bei der Arbeit mit elektronischen Belegen sowie Papierbelegen erfolgt.